Što je CARNET?
CARNET – Hrvatska akademska i istraživačka mreža – javna je institucija koja djeluje unutar Ministarstva znanosti i obrazovanja u Hrvatskoj. Specijalizirana je za područje informacijskih i komunikacijskih tehnologija te njihovu primjenu u obrazovanju.
Pozadina
CARNET je korisnik programa „e-Škole“, sveobuhvatne informatizacije procesa rada škola i nastavnih procesa, usmjerenog na stvaranje digitalno zrelih škola za 21. stoljeće, koji je proveden od 2015. do 2022. godine.
Indicativna vrijednost druge faze programa iznosi 172 milijuna eura, financirana iz Europskog fonda za regionalni razvoj, Europskog socijalnog fonda i državnog proračuna.
CARNET je predvidio ogromne količine administrativne papirologije u programu e-Škole, koja je zahtijevala pravno obvezujuću dokumentaciju koju je trebalo potpisati od strane svakog sudionika, odnosno: predstavnika škola, njihovih osnivača (gradova, županija, ministarstava i vjerskih zajednica) te Ministarstva znanosti i obrazovanja.
Na početku programa (Faza 1), registracija škola provodila se pomoću papirnatih obrazaca, oslanjajući se na poštansku službu za dostavu svakog dokumenta, a zatim se čekao ručni potpis za odobrenje, što je cijeli proces činilo dugotrajnim i nezgrapnim.
Zatim je nastupila pandemija, što je rezultiralo potpunim zaključavanjem. Faza 1 bila je ugrožena – ljudi su sada radili od kuće, a pošte su bile zatvorene.
Proces potpisivanja i distribucije dokumenata morao se brzo promijeniti. Stigla je Faza 2, koja je zahtijevala paket aplikacija i integracija za automatizaciju i povezivanje cijelog procesa sklapanja ugovora.
Pristup
Dakle, kada su njihove potrebe identificirane, a pandemija predstavljala veliki problem, postavila su se sljedeća pitanja:
Gdje početi? Kako započeti?
To su pitanja koja su postavljali menadžeri, IT i pravni odjeli tijekom procesa odabira prave platforme. Svi procesi koje su analizirali uključivali su barem jedan pravno obvezujući dokument po završetku, zbog čega su kao temelj za provedbu digitalne transformacije odabrani kvalificirani elektronički potpisi.
U EU, kvalificirani elektronički potpis usklađen s eIDAS-om ima istu pravnu težinu kao i vlastoručni potpis. Iz tog razloga, CARNET je prepoznao potrebu za centraliziranom platformom za upravljanje procesima odobravanja i potpisivanja. Kako bi se mogli potpisivati pravno obvezujući dokumenti u skladu s eIDAS-om, CARNET je zahtijevao dvije ključne komponente:
- Zahtjev 1: Digitalni identitet potpisnika
- Zahtjev 2: Centralizirani softver za potpisivanje
Zahtjev 1
Stjecanje digitalnog identiteta za sve sudionike
Kako bi mogli koristiti kvalificirane elektroničke potpise, svi potpisnici su morali biti identificirani. Bilo je oko 1500 potpisnika koji su trebali identifikaciju kako bi potpisivali pravno obvezujuće elektroničke potpise.
CARNET djeluje kao Registracijsko tijelo (RA) i pruža usluge registracije osoba, odnosno provjerava identitet i identifikacijske podatke pojedinca na temelju kojih izdaje, obnavlja, opoziva i suspendira certifikate.
Koraci u procesu identifikacije:
1. Identifikacija potpisnika
Podnošenje obrasca za prijavu.
2. Aktivacija korisničkog računa
Verifikacija e-mail adrese i mobilnog broja.
3. Podnošenje zahtjeva
Početni PIN, eID pametna kartica i čitač kartica (SC reader).
4. Aktivacija eID kartice
Aktivacija eID-a putem middleware-a.
Zahtjev 2
Centralizirani softver za potpisivanje
Nakon procesa odabira, CARNET je odabrao platformu Signator kao svoju platformu za digitalnu transformaciju koristeći elektroničke potpise.
Signatorova platforma za potpisivanje obuhvatila je sve scenarije potrebne za uspješnu provedbu programa CARNET e-Škole.
Značajke
Potpisivanje
- Kreiranje novog procesa potpisivanja s PDF, XML, MS Office ili Open Office dokumentima
- Dodavanje vizualnog prikaza potpisa na dokument
- Potpisivanje putem kripto uređaja (USB ili pametna kartica) ili daljinsko potpisivanje
- Potpisivanje više dokumenata u jednoj seriji
Uređivanje
- Dodavanje atributa dokumenta, privitaka, komentara i dijeljenja
- Dodavanje potpisnika prije ili nakon trenutnog potpisnika
- Zamjena trenutnog potpisnika
Verifikacija
- Verifikacija potpisa na primljenim dokumentima
- Vizualna obavijest o neispravnim potpisima s detaljima
Napredno
- Napredno filtriranje i pametne mape, dijeljenje prava pristupa pojedinom korisniku ili grupi
- Višestruke radnje na više dokumenata (promjena atributa dokumenta, promjena potpisnika, dodavanje privitka, dodavanje komentara, odbijanje, prekid procesa)
Razno
- Jednostavna integracija s internim sustavima putem definiranih API-ja
- Povezivanje s internim sustavima (LDAP, e-mail)
- Korporativni brending (logo i boje)
Proces potpisivanja
Agilan pristup Vizibita potrebama svojih korisnika rezultirao je razvojem dviju dodatnih funkcionalnosti za CARNET:
Kampanje koje uključuju:
- prikupljanje podataka putem ispunjenih elektroničkih obrazaca (eForms) od ravnatelja škola, što je rezultiralo potpisanim PDF dokumentima
- masovno slanje personaliziranih i prethodno popunjenih dokumenata ravnateljima škola radi odobrenja i potpisivanja
Snažni mehanizmi autentifikacije za vanjske potpisnike korištenjem pametnih kartica
“Jedna od najvećih prednosti suradnje s Vizibitom je njihov brzi odgovor na naše promjenjive potrebe kako je program napredovao iz faze u fazu.”
Miro Capan – voditelj IT-a, CARNET
Rezultati
Početno je bilo pretpostavljeno da će biti oko 1500 dokumenata s tri potpisnika po dokumentu. Međutim, budući da je prihvaćanje aplikacije Signator među svim sudionicima bilo vrlo pozitivno, implementacija se proširila na sve druge vrste dokumenata. Zbog toga su, u manje od godinu dana, brojevi bili sljedeći:
Postojale su 3 opće vrste dokumenata koji su ulazili u proces odobrenja i potpisivanja:
- elektronički obrasci
- računi
- ostali razni generički dokumenti (poput ugovora, ponuda dobavljača, narudžbi, jednostavnih ugovora o radu, otvaranja računa, ugovora o zaposlenju u upravi, revizijskih izvještaja, naloga za putovanja itd.)
Ušteda novca
ChatGPT said:
Na temelju volumena potpisanih dokumenata možemo prikazati približnu uštedu novca korištenjem našeg automatiziranog procesa odobravanja i potpisivanja.
Postoji 5 ulaznih parametara relevantnih za izračun:
| Prosječan broj dokumenata | 10.012 |
| Prosječan broj stranica | 5 pages |
| Prosječan broj kopija dokumenata | 2 copies |
| Prosječan broj kopija dokumenta | 6 minutes |
| Dokumenti poslani poštom u postotku | 80% |
Rezultirajući izračun korištenjem papirnatih procesa je sljedeći:
| Trošak | Trošak temeljen na papirnatim procesima | Trošak temeljen na papirnatim procesima | Uštede |
|---|---|---|---|
| Mjesečno | 2.967,94 | 801,83 | −2.166,10 |
| 1. godina | 35.615,22 | 9.621,98 | −25.993,24 |
| 2. godina | 71.230,44 | 19.243,96 | −51.986,48 |
| 3. godina | 106.845,66 | 28.865,93 | −77.979,73 |
| 4. godina | 142.460,88 | 38.487,91 | Trošak temeljen na Signatoru |
Povratne informacije korisnika
Ljudski resursi
S ovim novim sustavom sada možemo potpisivati interne dokumente vezane uz ugovore o radu, obrazovanje, naloge za putovanja i slično.
Menadžment
Danas je sve vezano uz učinkovitost i brzinu. Imamo sustav koji štedi moje vrijeme i daje mi slobodu potpisivanja dokumenata bilo kada i bilo gdje.
Računovodstvo
Ovaj sustav nam omogućuje automatizaciju odobravanja dolaznih računa na svim razinama.
Project management
Finally, we can now digitally sign documents with internal and external project participants online in minutes
Legal
The important thing for us is that the system guarantees the legal validity of a document for which one can quickly and easily prove who signed it and when.
Developers and IT
We have a secure, modular and flexible system that can be quickly integrated with our internal systems.
External users
We don’t even need to have our own system for signing. The signing platform and our files are all in our own inbox on Signator.
Prednosti
Koje su prednosti koje je CARNET iskusio?
Praktično
- Odobravanje i potpisivanje s bilo kojeg mjesta, u bilo kojem trenutku
- Dodavanje slike potpisa na dokument
- Brzo i jednostavno kreiranje i dijeljenje dokumenata s vašim timom
Više sigurnosti
- Elektronički potpis se ne može krivotvoriti
- Provjera potpisa na pristiglim digitalno potpisanim dokumentima
- Dokumenti nikad ne napuštaju VAŠ digitalni okoliš
Ekonomično
- Smanjuje troškove obrade dokumenata
- Jednostavnost prikupljanja potpisa i ispunjenih obrazaca
Ušteda vremena
- Procesi koji su obično trajali tjedan ili dva smanjeni su na 5 minuta.
- Nema potrebe dolaziti u ured radi potpisivanja
Učinkovitije
- Više nema oslanjanja na poštanski sustav ili gubitka dokumenata
- Integrirajte svoje ostale sustave u JEDAN centralizirani proces sklapanja ugovora
Pravno usklađeno
- Usklađeno s eIDAS i ZertES
- Podržava kvalificirane, napredne i jednostavne potpise
Lekcije naučene
- Problemi s upravljanjem pametnim karticama – dodavanje daljinskog potpisa
- Jednostavnija identifikacija korisnika
- Administracija kartica (izgubljene, zaboravljeni PIN-ovi, zaključane pametne kartice)
- Problemi s middleware-om na različitim platformama i tehnološkim okruženjima
- Problemi s middleware-om na različitim platformama i tehnološkim okruženjima
Što slijedi?
CARNET planira uvesti digitalne potpise u sve ostale procese koji uključuju interne i vanjske potpisnike.
Također, CARNET planira omogućiti školama korištenje sustava za vlastitu digitalnu transformaciju kako bi u potpunosti prihvatile rad bez papira.
ChatGPT said:
Primjeri uključuju:
- Dokumenti za upis studenata i financijsku pomoć
- Ugovori s nastavnicima i administrativnim osobljem
- Obrasci za dopuštenja i hitne kontakte
- Oslobađanja od odgovornosti za testiranje moždanih potresa
- Peticije, odobrenja programa i još mnogo toga
