Sadržaj
U svijetu u kojem poslovanje ne staje, čekanje, printanje ugovora i ručno skeniranje postali su ozbiljna prepreka produktivnosti. Elektronički potpis više nije luksuz velikih korporacija, već standard za svakoga tko želi poslovati brže, sigurnije i modernije.
No, što je on zapravo i kako cijeli proces funkcionira u praksi? Krenimo redom.
Što je elektronički potpis?
Elektronički potpis je digitalna potvrda vaše volje i identiteta na nekom dokumentu (PDF-u). Važno je znati da nisu svi elektronički potpisi isti. Prema europskoj eIDAS regulativi, razlikujemo dvije razine koje ćete najčešće koristiti u našem sustavu:
QES (Qualified Electronic Signature): Kvalificirani potpis koji je zakonski potpuno izjednačen s vlastoručnim potpisom ovjerenim kod javnog bilježnika. Ovo je najsigurnija razina potpisa.
SES (Simple Electronic Signature): Jednostavan potpis za svakodnevne interne potvrde i zahtjeve. Za njega vam nije potrebna prethodna identifikacija putem certifikata.
Elektronički vs. Digitalni potpis: U čemu je razlika?
Iako se pojmovi miješaju, razlika je ključna. Elektronički potpis je širi pravni pojam (npr. slika vašeg potpisa), dok je digitalni potpis tehnologija (kriptografija) koja taj potpis “zaključava”. Digitalni potpis jamči da nitko ne može promijeniti niti jedan zarez u dokumentu nakon što je potpisan, a da to ne postane vidljivo.
Kako do elektroničkog potpisa?
Mnogi korisnici misle da je digitalno potpisivanje komplicirano. Proces ovisi o tome posjedujete li već digitalni identitet ili ga tek trebate izraditi.
1. Korak: Posjedujete li digitalni certifikat? (Samo za QES)
Da biste koristili QES potpis, sustav mora biti 100% siguran u vaš identitet putem digitalnog certifikata.
- Ako već imate certifikat: Ako ste svoj digitalni identitet već ranije izradili kod nekog od ovlaštenih pružatelja usluga (TSP), ne morate prolaziti postupak ponovno. Spremni ste za potpisivanje!
- Ako nemate certifikat: Posjetite našu web aplikaciju identhub.vizibit.eu. Tamo vršite identifikaciju putem jednog od TSP-ova (Trust Service Provider). To su ovlašteni pružatelji usluga koji vam izdaju vašu “digitalnu osobnu iskaznicu”.
U Hrvatskoj su najčešći izbori:
- Certilia ili Fina (Udaljeni certifikati): Idealno ako želite sve obaviti brzo putem mobitela ili računala, bez kupnje dodatnog hardvera.
- Fina (USB stik): Klasična opcija ako preferirate imati certifikat fizički spremljen na uređaju.
Kroz naš IdentHub, proces je maksimalno pojednostavljen kako biste u svega nekoliko koraka bili spremni za digitalno potpisivanje.
2. Korak: Potpisivanje
Važna napomena za QES potpis:
Kada u SignFlowsu potpisujete QES-om, sustav će vas tražiti da odaberete TSP. Ovdje je ključno odabrati upravo onaj TSP kod kojeg je vaš certifikat izdan (npr. Swisscom, A-Trust, FINA, Certilia, FINA USB stick, Osobna iskaznica). Potvrdite potpis putem mobitela ili PIN-a i vaš ugovor je pravno zaključen.
Kada imate spreman identitet (ili ako koristite jednostavni SES potpis), prelazite u našu aplikaciju SignFlows: https://flows.vizibit.eu/
- Učitajte dokument: Prvi korak je odabir PDF-a za potpis s vašeg lokalnog računala.
- Samostalno potpisivanje ili Workflow: Odaberite želite li dokument potpisati samo vi ili kreirati složeni proces za više sudionika.
- Napredne Workflow funkcionalnosti:
- Dodjela uloga i jezika: Svakom sudioniku možete dodijeliti specifičnu ulogu i jezik sučelja.
- Drag & Drop redoslijed: Odredite tko potpisuje prvi, a tko zadnji jednostavnim povlačenjem sudionika.
- Predpozicioniranje potpisa: Točno odredite mjesto na stranici gdje se potpis treba pojaviti.
- Praćenje statusa i podsjetnici: U svakom trenutku vidite tko je potpisao dokument, a sustav automatski šalje podsjetnike onima koji kasne.
- Dostava i dijeljenje: Dokument ne mora nužno biti za potpis; možete ga samo dostaviti nekome na e-mail ili ga podijeliti s osobom koja ga treba samo pregleda
Zaključak
SignFlows nije samo alat za potpis, već moćan sustav koji prati vaš proces od početka do kraja. Svi potpisani dokumenti ostaju sigurno pohranjeni u vašem digitalnom arhivu (DMS), kriptirani i spremni za upotrebu.
Digitalizirajte svoje poslovanje s povjerenjem. Posjetite identhub.vizibit.eu i osigurajte svoj digitalni identitet ili odmah krenite s kreiranjem svog prvog workflowa u SignFlowsu: flows.vizibit.eu !
Sadržaj
