Elektronische Signatur – Was ist sie und wie bekommt man sie?

In einer Welt, in der das Geschäft niemals stillsteht, sind Warten, das Ausdrucken von Verträgen und manuelles Scannen zu ernsthaften Hindernissen für die Produktivität geworden. Die elektronische Signatur ist kein Luxus für Großkonzerne mehr, sondern ein Standard für jeden, der schneller, sicherer und moderner arbeiten möchte.
Doch was genau ist sie und wie funktioniert der Prozess in der Praxis? Der Reihe nach.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Bestätigung Ihres Willens und Ihrer Identität auf einem Dokument (PDF). Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle elektronischen Signaturen gleich sind. Gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung unterscheiden wir zwei Stufen, die Sie in unserem System am häufigsten verwenden werden:

QES (Qualifizierte elektronische Signatur): Eine qualifizierte Signatur, die rechtlich einer handschriftlichen, notariell beglaubigten Unterschrift vollkommen gleichgestellt ist. Dies ist die sicherste Signaturstufe.

SES (Einfache elektronische Signatur): Eine einfache Signatur für tägliche interne Bestätigungen und Anforderungen. Hierfür ist keine vorherige Identifizierung per Zertifikat erforderlich.

Elektronische vs. Digitale Signatur: Wo liegt der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft vermischt werden, ist der Unterschied entscheidend. Die elektronische Signatur ist ein weiter gefasster rechtlicher Begriff (z. B. ein Bild Ihrer Unterschrift), während die digitale Signatur die Technologie (Kryptografie) ist, die diese Signatur „sperrt“. Eine digitale Signatur garantiert, dass nach der Unterzeichnung niemand auch nur ein Komma im Dokument ändern kann, ohne dass dies sichtbar wird.

Wie komme ich zur elektronischen Signatur?

Viele Nutzer denken, dass digitales Signieren kompliziert sei. Der Prozess hängt davon ab, ob Sie bereits eine digitale Identität besitzen oder erst eine erstellen müssen.

1. Schritt: Besitzen Sie ein digitales Zertifikat? (Nur für QES)

Um die QES-Signatur nutzen zu können, muss das System mittels eines digitalen Zertifikats zu 100 % sicher sein, wer Sie sind.

• Wenn Sie bereits ein Zertifikat haben: Wenn Sie Ihre digitale Identität bereits früher bei einem autorisierten Vertrauensdiensteanbieter (TSP) erstellt haben, müssen Sie den Vorgang nicht erneut durchlaufen. Sie sind bereit zum Signieren!
• Wenn Sie kein Zertifikat haben: Besuchen Sie unsere Web-App identhub.vizibit.eu. Dort erfolgt die Identifizierung über einen der TSPs:

In Kroatien sind die gängigsten Optionen:

• Certilia oder Fina (Remote-Zertifikate): Ideal, wenn Sie alles schnell über das Handy oder den Computer erledigen möchten, ohne zusätzliche Hardware zu kaufen.
• Fina (USB-Stick): Die klassische Option, wenn Sie das Zertifikat lieber physisch auf einem Gerät gespeichert haben möchten.

Durch unser IdentHub ist der Prozess maximal vereinfacht, damit Sie in nur wenigen Schritten bereit für das digitale Signieren sind.

2. Schritt: Signieren

Wichtiger Hinweis für die QES-Signatur:

Wenn Sie in SignFlows mit QES signieren, wird Sie das System auffordern, einen TSP auszuwählen. Dabei ist es entscheidend, genau den TSP auszuwählen, bei dem Ihr Zertifikat ausgestellt wurde (z. B. Swisscom, A-Trust, FINA, Certilia, FINA USB-Stick, Personalausweis). Bestätigen Sie die Signatur per Mobiltelefon oder PIN, und Ihr Vertrag ist rechtlich abgeschlossen.

Sobald Sie Ihre Identität bereit haben (oder wenn Sie die einfache SES-Signatur nutzen), wechseln Sie in unsere Anwendung SignFlows: flows.vizibit.eu

• Dokument hochladen: Wählen Sie das PDF zur Signatur von Ihrem lokalen Computer aus.
• Selbstsignierung oder Workflow: Wählen Sie, ob nur Sie das Dokument unterzeichnen oder einen komplexen Prozess für mehrere Teilnehmer erstellen möchten.
• Erweiterte Workflow-Funktionen:
  • Zuweisung von Rollen und Sprachen: Jedem Teilnehmer können eine spezifische Rolle und die Sprache der Benutzeroberfläche zugewiesen werden.
  • Drag & Drop Reihenfolge: Bestimmen Sie per einfachem Ziehen, wer zuerst und wer zuletzt unterschreibt.
  • Vorpositionierung der Signatur: Legen Sie genau fest, wo auf der Seite die Unterschrift erscheinen soll.
  • Statusverfolgung und Erinnerungen: Sehen Sie jederzeit, wer unterzeichnet hat; das System sendet automatisch Erinnerungen an diejenigen, die im Verzug sind.
  • Zustellung und Teilen: Ein Dokument muss nicht zwingend zur Unterschrift sein; Sie können es auch nur jemandem per E-Mail zustellen oder zur Ansicht teilen.

Fazit

SignFlows ist nicht nur ein Tool zum Unterschreiben, sondern ein leistungsstarkes System, das Ihren Prozess von Anfang bis Ende begleitet. Alle signierten Dokumente bleiben sicher in Ihrem digitalen Archiv (DMS) gespeichert, verschlüsselt und einsatzbereit.

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen mit Vertrauen. Besuchen Sie identhub.vizibit.eu und sichern Sie sich Ihre digitale Identität oder starten Sie sofort mit Ihrem ersten Workflow in SignFlows: flows.vizibit.eu!