Sadržaj
Ako ste u zadnje vrijeme pripremali ili slali eRačun, vjerojatno ste primijetili padajući izbornik pod nazivom “Vrsta procesa” i oznake poput P1, P2, P3… pa sve do P12 i P99. Prva reakcija većine poduzetnika je blaga panika i pitanje: “Što od ovoga trebam kliknuti?”
Bez brige. Iza ovih “P” oznaka skrivaju se zakonski definirani modeli plaćanja i isporuke. eRačun mora sadržavati ovu oznaku kako bi porezna uprava i vaš kupac točno znali na temelju čega se račun izdaje i kako se naplaćuje.
Kako ne biste gubili vrijeme na nagađanje, donosimo vam jasan i brz šalabahter za svaku vrstu procesa u aplikaciji.
1. Najčešće vrste procesa (Ugovori i narudžbe)
Ove tri oznake koristit ćete u golemoj većini svakodnevnih poslovnih situacija:
P3 – Naplata isporuka putem neplaniranih narudžbi: Klijent vas je nazvao ili poslao mail, naručio nešto jednokratno (ad-hoc), nemate dugoročni ugovor, a narudžba je bila neplanirana.
P1 – Naplata isporuke robe i usluge putem narudžbi temeljem ugovora: Birate kada s klijentom imate službeni ugovor, a oni vam za svaku konkretnu isporuku šalju i posebnu narudžbenicu.
P2 – Periodična naplata isporuka temeljem ugovora: Zlatni standard za mjesečne usluge koje se ponavljaju (npr. najam, knjigovodstvo, mjesečni paušali). Imate ugovor i svaki mjesec šaljete račun bez potrebe za novim narudžbenicama.
2. Model i vrijeme plaćanja (P4, P5, P6)
Ove oznake preciziraju kada i kako se odvija plaćanje u odnosu na samu isporuku:
P6 – Plaćanje prije isporuke na temelju narudžbe: Slučaj kada kupac prvo mora platiti račun (često na temelju ponude/narudžbe), a isporuka robe ili usluge kreće tek nakon vidljive uplate.
P4 – Plaćanje unaprijed (Predujam): Ovu oznaku koristite za Račun za predujam, koji ste zakonski obvezni izdati tek nakon što primite uplatu od klijenta za robu ili uslugu koja će tek biti isporučena. (Napomena: Ako od klijenta tek tražite uplatu, šaljete mu Ponudu/Predračun, a ne eRačun s ovom oznakom).
P5 – Plaćanje na licu mjesta: Koristi se za brze transakcije gdje se plaćanje izvršava odmah na prodajnom mjestu (ili u trenutku preuzimanja).
3. Otpremnice i ispravci (P7 do P10)
Kada se račun izravno veže uz skladišne dokumente ili kada trebate popraviti grešku:
P10 – Ispravak naplate: Ako ste uočili grešku na već poslanom računu, ova vrsta procesa služi za izradu korektivnog računa kojim ispravljate podatke.
P7 – Računi s referencom na otpremnicu i potvrdu primitka: Birate kada račun izdajete nakon što je usluga izvršena ili roba predana, a kupac je potpisao opću potvrdu primitka.
P8 – Računi s referencom na otpremnicu i potvrdu o primitku robe: Specifično za trgovinu i skladišta – račun se veže izravno uz konkretnu skladišnu otpremnicu i dokument koji dokazuje da je roba fizički zaprimljena.
P9 – Odobrenje ili negativna naplata: Ovo koristite kada radite financijsko odobrenje (knjižnu obavijest) ili smanjujete iznos koji klijent treba platiti (tzv. “storno” cijelog ili dijela računa). Važna napomena: U sustavu fiskalizacije ne možete samo izbrisati pogrešan račun. Morate izdati novi storno račun (P9) kako biste poništili prethodni.
4. Specifični procesi (P11, P12 i P99)
P99 – Ostali nespecificirani procesi: Ovo je vaš “džoker”. Ako se vaša poslovna situacija ne može ugurati niti u jednu od ladica od P1 do P12, birate P99 kao oznaku za nestandardni proces.
P11 – Djelomična i konačna naplata: Koristi se kod većih ili dugotrajnijih projekata (npr. u građevini ili IT-u) gdje klijentu prvo šaljete račune za pojedine faze rada (djelomična naplata), a na kraju završni račun (konačna naplata).
P12 – Samonaplaćivanje (Self-billing): Situacija u kojoj vaš kupac (klijent) zapravo izdaje račun samom sebi u vaše ime (čest slučaj u poljoprivredi kod otkupa ili kod specifičnih agencijskih ugovora).
Važno: Slanje građanima (B2C) i inozemstvo
Iako zakon za sada dopušta slanje PDF-a putem e-maila fizičkim osobama i inozemnim klijentima, imajte na umu da računi naplaćeni gotovinom ili karticama i dalje moraju biti fiskalizirani u stvarnom vremenu. Također, ako radite s B2B klijentima u EU, provjerite njihove lokalne zakone jer mnoge zemlje prelaze na obvezne strukturirane eRačune.
Kako odabrati u praksi? (Kratki šalabahter)
Sljedeći put kad budete izdavali eRačun, samo se zapitajte:
- Je li u pitanju standardni mjesečni rad? Kliknite P2.
- Je li u pitanju jednokratna, iznenadna narudžba? Kliknite P3.
- Vraćaš li novac ili popravljaš grešku? Biraj P9 ili P10.
Sada kada imate sve definirano na jednom mjestu, odabir vrste procesa u aplikaciji postat će stvar automatizma i trajat će vam svega dvije sekunde!
Sadržaj
