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Wenn Sie in letzter Zeit eine E-Rechnung erstellt oder versendet haben, ist Ihnen wahrscheinlich ein Dropdown-Menü namens „Prozesstyp“ und Bezeichnungen wie P1, P2, P3… bis hin zu P12 und P99 aufgefallen. Die erste Reaktion der meisten Unternehmer ist eine leichte Panik und die Frage: „Worauf muss ich hier klicken?“
Keine Sorge. Hinter diesen „P“-Bezeichnungen verbergen sich gesetzlich definierte Zahlungs- und Liefermodelle.
Eine E-Rechnung muss diese Bezeichnung enthalten, damit das Finanzamt und Ihr Kunde genau wissen, auf welcher Grundlage die Rechnung ausgestellt und wie sie abgerechnet wird.
Damit Sie keine Zeit mit Rätselraten verschwenden, bieten wir Ihnen einen klaren und schnellen Spickzettel für jeden Prozesstyp in der Anwendung.
1. Die häufigsten Prozesstypen (Verträge und Bestellungen)
Diese drei Bezeichnungen werden Sie in den allermeisten alltäglichen Geschäftssituationen verwenden:
P3 – Abrechnung von Lieferungen über ungeplante Bestellungen: Der Kunde hat Sie angerufen oder eine E-Mail gesendet, etwas einmalig (ad-hoc) bestellt, Sie haben keinen langfristigen Vertrag und die Bestellung war ungeplant.
P1 – Abrechnung der Lieferung von Waren und Dienstleistungen über Bestellungen auf Vertragsbasis: Wählen Sie dies, wenn Sie einen offiziellen Vertrag mit dem Kunden haben und dieser Ihnen für jede konkrete Lieferung eine eigene Bestellung zusendet.
P2 – Periodische Abrechnung von Lieferungen auf Vertragsbasis: Der Goldstandard für wiederkehrende monatliche Dienstleistungen (z. B. Miete, Buchhaltung, monatliche Pauschalen). Sie haben einen Vertrag und senden jeden Monat eine Rechnung, ohne dass neue Bestellungen erforderlich sind.
2. Zahlungsmodell und Zahlungszeitpunkt (P4, P5, P6)
Diese Bezeichnungen legen genau fest, wann und wie die Zahlung im Verhältnis zur Lieferung selbst erfolgt:
P6 – Zahlung vor Lieferung auf Basis einer Bestellung: Der Fall, dass der Kunde die Rechnung zuerst bezahlen muss (oft auf Basis eines Angebots/einer Bestellung) und die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erst nach Zahlungseingang beginnt.
P4 – Vorauszahlung (Anzahlung): Verwenden Sie diese Bezeichnung für eine Anzahlungsrechnung, zu deren P4 – Vorauszahlung (Anzahlung): Verwenden Sie diese Bezeichnung für eine Anzahlungsrechnung, zu deren Ausstellung Sie gesetzlich erst verpflichtet sind, nachdem Sie die Zahlung des Kunden für noch zu liefernde Waren oder Dienstleistungen erhalten haben.sind, nachdem Sie die Zahlung des Kunden für noch zu liefernde Waren oder Dienstleistungen erhalten haben. (Hinweis: Wenn Sie die Zahlung vom Kunden erst anfordern, senden Sie ihm ein Angebot/eine Proforma-Rechnung und keine E-Rechnung mit dieser Bezeichnung).
P5 – Barzahlung vor Ort: Wird für schnelle Transaktionen verwendet, bei denen die Zahlung sofort am Verkaufsort (oder zum Zeitpunkt der Abholung) erfolgt.
3. Lieferscheine und Korrekturen (P7 bis P10)
Wenn die Rechnung direkt mit Lagerdokumenten verknüpft ist oder wenn Sie einen Fehler korrigieren müssen:
P10 – Rechnungskorrektur: Wenn Sie einen Fehler in einer bereits gesendeten Rechnung bemerkt haben, dient dieser Prozesstyp dazu, eine Korrekturrechnung zu erstellen, um die Daten zu korrigieren.
P7 – Rechnungen mit Bezug auf einen Lieferschein und eine Empfangsbestätigung: Wählen Sie dies, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, nachdem die Dienstleistung erbracht oder die Ware übergeben wurde und der Kunde eine allgemeine Empfangsbestätigung unterzeichnet hat.
P8 – Rechnungen mit Bezug auf einen Lieferschein und eine Wareneingangsbestätigung: Spezifisch für Handel und Lager – die Rechnung ist direkt mit einem bestimmten Lagerlieferschein und einem Dokument verknüpft, das den physischen Erhalt der Ware belegt.
P9 – Credit note or negative billing: Use this when issuing a financial credit note (credit advice) or reducing the amount the client needs to pay (the so-called „storno“ of the whole or part of the invoice). Important note: In the fiscalization system, you cannot simply delete an incorrect invoice. You must issue a new storno/credit invoice (P9) to cancel the previous one.
4. Specific Processes (P11, P12, and P99)
P99 – Sonstige nicht spezifizierte Prozesse: Das ist Ihr „Joker“. Wenn sich Ihre geschäftliche Situation in keine der Schubladen von P1 bis P12 einordnen lässt, wählen Sie P99 als Bezeichnung für einen nicht standardmäßigen Prozess.
P11 – Teil- und Schlussabrechnung: Wird bei größeren oder längerfristigen Projekten (z. B. im Bauwesen oder in der IT) verwendet, bei denen Sie dem Kunden zunächst Rechnungen for für einzelne Arbeitsphasen (Teilabrechnung) und am Ende eine Schlussrechnung (Schlussabrechnung) senden.
P12 – Gutschriftsverfahren (Self-Billing): Eine Situation, in der Ihr Käufer (Kunde) tatsächlich in Ihrem Namen eine Rechnung an sich selbst ausstellt (häufiger Fall in der Landwirtschaft beim Aufkauf oder bei spezifischen Agenturverträgen).
Wichtig: Versand an Bürger (B2C) und ins Ausland
Obwohl das Gesetz derzeit den Versand von PDFs per E-Mail an Privatpersonen und ausländische Kunden erlaubt, ist zu beachten, dass bar oder mit Karte bezahlte Rechnungen weiterhin in Echtzeit fiskalisiert werden müssen. Wenn Sie mit B2B-Kunden in der EU zusammenarbeiten, prüfen Sie außerdem deren lokale Gesetze, da viele Länder auf obligatorische strukturierte E-Rechnungen umstellen.
Wie wählt man in der Praxis aus? (Kurzer Spickzettel)
Wenn Sie das nächste Mal eine E-Rechnung ausstellen, fragen Sie sich einfach:
- Handelt es sich um eine standardmäßige monatliche Arbeit? Klicken Sie auf P2.
- Handelt es sich um eine einmalige, plötzliche Bestellung? Klicken Sie auf P3.
- Erstatten Sie Geld zurück oder korrigieren Sie einen Fehler? Wählen Sie P9 oder P10.
Da Sie nun alles an einem Ort definiert haben, wird die Auswahl des Prozesstyps in der Anwendung zur Gewohnheit und dauert nur noch zwei Sekunden!
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