E-Rechnungsdaten: Wie füllt man sie richtig aus?

Haben Sie schon einmal mit der Maus über den Datumsfeldern in der App innegehalten und sich gefragt: „Welches Datum genau muss ich hier eintragen und wie hängt es mit den anderen zusammen?“

Mit der Einführung der Fiskalisierung 2.0 und obligatorischen E-Rechnungen sind Daten nicht mehr nur eine Formalität. Es handelt sich um Daten, die vom System der Steuerverwaltung und der Buchhaltungssoftware Ihres Käufers automatisch gelesen werden. Ein falsches Lieferdatum kann eine falsche Mehrwertsteuerberechnung bedeuten, und ein falsches Fälligkeitsdatum kann Ihren Zahlungseingang stören.
In diesem Leitfaden entmystifizieren wir die „großen Vier“ der Daten: Ausstellungsdatum, Lieferdatum, Abrechnungszeitraum und Fälligkeitsdatum.

1. Ausstellungsdatum: Der Moment der Erstellung

Dies ist das Datum, an dem Sie die Rechnung in unserer App erstellt und abgeschlossen haben.

• Was bedeutet das? Das offizielle Datum der Dokumentenerstellung. Die Zahlungsfrist (Fälligkeit) wird meist ab diesem Datum berechnet.
• Wichtig für unsere App: Auch wenn Sie ein oder zwei Tage später auf „An Informationsvermittler senden“ klicken, steht in der XML-Datei (E-Rechnung) das Datum, an dem Sie das Dokument erstellt und abgeschlossen haben.

2. Lieferdatum: Der Moment der Steuerschuld

Aus steuerlicher Sicht ist dies das wichtigste Datum für den Staat. Es gibt an, in welchen Monat diese Rechnung für die Mehrwertsteuerabrechnung fällt.

• Was bedeutet das?
  Der Tag, an dem die Dienstleistung erbracht, die Ware geliefert oder der Abrechnungszeitraum beendet wurde (z. B. Monatsende).
• Die Regel: Wenn das Lieferdatum der 31.01. ist, fällt die Mehrwertsteuer in den Januar, auch wenn Sie die Rechnung im Februar ausgestellt und versendet haben.
  

Hinweis: Apps zur Erstellung von E-Rechnungen sollten die Eingabe eines zukünftigen Lieferdatums in folgenden Fällen zulassen:

• Bausituationen: Vorläufige Situationen werden für Arbeiten ausgestellt, die zu einem bestimmten Datum formell abgenommen werden.
• Abonnements und Mieten: Rechnungsstellung im aktuellen Monat für eine Dienstleistung, die sich auf den Folgemonat bezieht.
• Vorschussrechnungen (Anzahlung): Obwohl bei Vorschüssen das Lieferdatum eigentlich das Datum des Geldeingangs ist, wird in der Beschreibung manchmal ein zukünftiger Zeitraum definiert.

3. Abrechnungszeitraum (VON – BIS): Leistungsbeschreibung

Dies beschreibt, „auf welchen Zeitraum sich diese Position bezieht“. Es ist entscheidend für fortlaufende Dienstleistungen (Miete, Wartung, Abonnements)

• Zeitraum VON: Beginn der Leistungserbringung.
• Zeitraum BIS: Ende der Leistungserbringung.

Hinweis:

• Der Zeitraum VON-BIS kann außerhalb (in der Vergangenheit) des Lieferdatums liegen.
• Der Zeitraum VON-BIS kann außerhalb (in der Zukunft) des Lieferdatums liegen.
• Der häufigste Fall ist, wenn das Datum des „Zeitraums BIS“ dem Lieferdatum entspricht.

Beispiele:

4. Fälligkeitsdatum: Wann muss das Geld eingehen?

Dies ist das kommerziell wichtigste Datum für Sie. Es legt fest, bis wann der Käufer die Schuld begleichen muss

• Was bedeutet das? Der letzte Tag für die Zahlung.
• Wie wird es bestimmt? Meistens berechnet als Ausstellungsdatum + Anzahl der Aufschubtage (z. B. 15 oder 30 Tage).

In der E-Rechnung: Die Software des Käufers nutzt dieses Datum, um den Zahlungsauftrag im Online-Banking automatisch zu planen.

DER GROSSE SPICKZETTEL: Das Zusammenspiel aller Daten

Hier entstehen die meisten Fragen. Wie hängen all diese Daten zusammen? Darf die Fälligkeit vor der Lieferung liegen? Hier ist die Logik für die häufigsten Szenarien:

Szenario A: Rechnung für den Vormonat (z. B. Dienstleistungen oder Miete)

Sie haben den ganzen Januar gearbeitet und bereiten die Rechnung Anfang Februar vor.

1. Abrechnungszeitraum: 01.01. – 31.01. (Beschreibt, was Sie getan haben).
   
2. Lieferdatum: 31.01. (Folgt dem Ende des Zeitraums – MwSt. geht in den Januar).
   
3. Ausstellungsdatum: 02.02. (Heute, wenn Sie die Rechnung physisch erstellen).
   
4. Fälligkeitsdatum: 17.02. (z. B. Ausstellungsdatum + 15 Tage).

Achtung: Die Zahlungsfrist läuft ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung, nicht ab der Lieferung (sofern vertraglich nicht anders festgelegt).

Szenario B: Warenverkauf (Sofortige Lieferung)

Sie haben die Ware heute geliefert und erstellen sofort die Rechnung

1. Abrechnungszeitraum: Nicht zwingend erforderlich (oder ist das heutige Datum).
2. Lieferdatum: 25.01. (Heute).
3. Ausstellungsdatum: 25.01. (Heute).
   
4. Fälligkeitsdatum: 25.01. (Bei sofortiger Transaktionszahlung) oder später 09.02. (wenn Sie 15 Tage Aufschub gewähren).

Szenario C: Vorauszahlung (Vorschuss oder Abonnement)

Sie senden heute eine Rechnung für die Miete im nächsten Monat.

1. Abrechnungszeitraum: 01.02. – 28.02. (Zukunft).
2. Ausstellungsdatum: 25.01. (Heute).
   
3. Lieferdatum: 25.01. (Moment der Rechnungsstellung für eine zukünftige Dienstleistung).
   
4. Fälligkeitsdatum: 31.01. oder 01.02. (In der Regel fordern Sie die Zahlung vor Beginn der Leistungsnutzung).

Wie hilft Ihnen unsere App bei der Datums-Mathematik?

Da der Versand der Rechnung an den Informationsvermittler nach der Erstellung erfolgt, stellt unsere App sicher, dass alle Daten aufeinander abgestimmt und logisch sind, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

So automatisieren wir den Prozess für Sie:

1. Verknüpfung Zeitraum >Lieferung: Wenn Sie „Zeitraum BIS“ eingeben (z. B. 31.01.), erkennt die App, dass dies wahrscheinlich Ihr Lieferdatum ist, und schlägt Ihnen diese Eingabe vor, damit die Mehrwertsteuer korrekt ist.
   
2. Abschließende Prüfung: Bevor Sie die Rechnung an den Vermittler senden, haben Sie einen klaren Überblick über alle 4 Daten.

Denken Sie daran: Der Informationsvermittler ist der „Postbote“ – er übermittelt genau die Daten, die Sie definiert haben. Unsere App ist Ihr „Fluglotse“, der aufpasst, dass die Daten nicht kollidieren!

Haben Sie noch Zweifel?

Melden Sie sich bei unserem Support – wir sind da, damit Ihre Rechnungen korrekt sind und die Bezahlung pünktlich erfolgt!